Rechtswirkung
Welche Signatur für welches Dokument?
Kurz gesagt: Für die allermeisten Verträge im Geschäftsalltag reicht eine einfache elektronische Signatur. Wo das Gesetz die Schriftform verlangt, braucht es eine qualifizierte Signatur. Einige wenige Erklärungen gehen nur auf Papier oder beim Notar.
Diese Seite erklärt die Rechtslage in Deutschland verständlich, ist aber keine Rechtsberatung. Im Zweifel fragen Sie bitte Ihre Anwältin oder Ihren Anwalt.
Was Agile eSign heute erstellt
Agile eSign erzeugt einfache elektronische Signaturen (EES) im Sinne von Art. 3 Nr. 10 der eIDAS-Verordnung. Eine elektronische Signatur darf vor Gericht nicht allein deshalb abgelehnt werden, weil sie elektronisch ist (Art. 25 Abs. 1 eIDAS). Ihr Beweiswert hängt davon ab, wie gut sich belegen lässt, wer unterschrieben hat, was unterschrieben wurde und wann. Dafür sorgt Agile eSign mit:
- persönlichem Link per E-Mail und auf Wunsch einem zusätzlichen Zugangscode per E-Mail,
- einem Prüfprotokoll mit Zeit, IP-Adresse, Gerät und dem SHA-256-Hash des Dokuments zu jedem Schritt, kryptografisch verkettet,
- einem Dokumentsiegel (PAdES) auf dem fertigen PDF und einem Zeitstempel eines unabhängigen Zeitstempeldienstes (RFC 3161),
- einer öffentlichen Prüfseite, auf der jede Veränderung am PDF auffällt.
Im Streitfall würdigt das Gericht diese Nachweise frei (§ 286 ZPO). Eine gesetzliche Echtheitsvermutung wie bei der qualifizierten Signatur (§ 371a ZPO) gibt es für die einfache Signatur nicht.
Übersicht nach Dokumentart
| Form | Typische Dokumente | Mit Agile eSign |
|---|---|---|
| Formfrei | Kauf-, Dienst- und Werkverträge, Aufträge, Angebote, Auftragsbestätigungen, Geheimhaltungsvereinbarungen, Rahmenverträge, Einwilligungen | Ja |
| Textform (§ 126b BGB) | Viele Erklärungen und Mitteilungen; Gewerbemietverträge seit 2025; Nachweis der Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz (nicht in Branchen nach § 2a SchwarzArbG) | Ja |
| Vereinbarte Schriftform (§ 127 BGB) | Verträge, in denen die Parteien „schriftlich“ vereinbart haben | In der Regel ja, wenn der Vertrag nichts Strengeres verlangt |
| Gesetzliche Schriftform (§ 126 BGB) | Wohnraummietvertrag über ein Jahr, Befristung eines Arbeitsvertrags, Verbraucherdarlehen, nachvertragliches Wettbewerbsverbot | Nein. Nur mit qualifizierter elektronischer Signatur (§ 126a BGB), Anbindung in Vorbereitung |
| Elektronisch ausgeschlossen | Kündigung und Aufhebung eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB), Bürgschaft von Nichtkaufleuten (§ 766 BGB), abstraktes Schuldversprechen und Schuldanerkenntnis | Nein, nur auf Papier |
| Notarielle Form | Grundstückskauf, Übertragung von GmbH-Anteilen, Schenkungsversprechen, Eheverträge | Nein, nur beim Notar |
Einfach, fortgeschritten, qualifiziert
Die eIDAS-Verordnung kennt drei Stufen. Die fortgeschrittene Signatur (Art. 26) verlangt unter anderem, dass der Unterzeichner identifiziert werden kann und die Signatur mit Mitteln erzeugt wird, die er allein kontrolliert. Ein Code per E-Mail erfüllt das nach unserer Einschätzung nicht. Wir nennen Unterschriften mit Zugangscode deshalb ehrlich „einfache elektronische Signatur mit Zugangscode“.
Die qualifizierte Signatur (QES) erzeugt ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter nach einer Identitätsprüfung, etwa mit dem Online-Ausweis. Nur sie ersetzt die gesetzliche Schriftform. Agile eSign bereitet die Anbindung an einen solchen Anbieter vor; bis sie freigeschaltet ist, bieten wir keine QES an.
Siegel ist nicht Unterschrift
Das Siegel von Agile eSign belegt, dass das PDF seit dem Abschluss unverändert ist und von Agile eSign stammt. Es ersetzt nicht die Unterschrift der Beteiligten. Adobe Acrobat zeigt das Siegel derzeit mit „Gültigkeit unbekannt“, weil unser Siegelzertifikat noch nicht auf Adobes Vertrauensliste steht. Die Unversehrtheit prüfen Sie jederzeit vollständig auf unserer Prüfseite.
Aufbewahrung
Unterschriebene Verträge sind häufig Handels- oder Geschäftsbriefe (6 Jahre) oder Buchungsbelege (8 Jahre). Wegen der zivilrechtlichen Verjährung kann eine längere Aufbewahrung sinnvoll sein. Agile eSign bewahrt abgeschlossene Umschläge standardmäßig 10 Jahre auf, gezählt ab Ende des Abschlussjahres; die Frist stellen Sie je Team ein. Danach löschen wir automatisch und halten die Löschung in einem Löschprotokoll fest.
Für die GoBD unterstützt Agile eSign die Grundsätze Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Ordnung. Wenn Sie steuerlich relevante Unterlagen mit Agile eSign verarbeiten, gehört eine Beschreibung des Verfahrens in Ihre Verfahrensdokumentation.
Schweiz
Auch in der Schweiz gilt grundsätzlich Formfreiheit (Art. 11 OR). Der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist nur die qualifizierte Signatur nach ZertES mit qualifiziertem Zeitstempel (Art. 14 Abs. 2bis OR). Für formfreie Verträge ist Agile eSign in der Schweiz geeignet.